viernes, 14 de diciembre de 2012

Ventanilla Única: A más datos y su mejor manejo, mayor eficiencia en Facultades de Comprobación.


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Por Aldo Chávez Sarabia

Con la implementación de la Ventanilla Única, el ejercicio de la facultad de comprobación y la forma en que la autoridad aduanera conoce de la información que provee el contribuyente esta cambiando.

El que se haya creado un archivo específico donde se deba declarar el valor de las mercancías es el acto de delata unos de los puntos a revisar por la autoridad aduanera. En segundos, no sólo se puede analizar quien importó o quienes están haciendo importaciones de un cierto tipo de mercancías, cuanto le costó y cual fue el proveedor, si no que también se puede contar al mismo tiempo con la información documental que avale dichos datos. Si bien, desde hace años esta información ya era cargada en el pedimento, significaba todo un problema poder acceder al expediente físico para confirmar si todo 
estaba realmente completo y en orden, por ejemplo:
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En su actividad fiscalizadora, si la autoridad requería de confirmar los datos de una carta de excepción del cumplimiento de Normas Oficiales Mexicanas, como es el caso del domicilio que en ella se declaraba o aclaraciones hechas a la factura por medio de una carta complementaria, no toda esa información estaba disponible en un Pedimento típico.
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Confirmar si el número de folio de un documento que ampare el cumplimiento de una Regulación o Restricción No Arancelaria correspondía al real, o si éste era aplicable al producto o confirmar que no fuera falsificado o alterado, era una tarea que debía hacerse al momento del reconocimiento aduanero, por el hecho de contar en ese momento con el original; al mismo tiempo sólo así se podían detectar enmendaduras o si no correspondía al producto físicamente presentado.

Hoy, con la Ventanilla Única ninguno de estos supuestos representa problema pues toda la información se encuentra presente en una sola base de datos que contiene: los datos que anteriormente ya se cargaban, la digitalización de cada uno de los documentos utilizados en cada despacho aduanero, una declaración especial referente al valor de la mercancía e inclusive, fotografías que pueden ser tomadas al momento del despacho.

Por lo tanto, para confirmar si un Certificado o Permiso de cumplimiento con una Regulación corresponde al nombre, modelo y marca del producto, sólo hay que ver la imagen del documento y confrontarla con la fotografía del mismo; si se tiene duda sobre su autenticidad,  se le requiere vía electrónica a la Secretaría que lo otorgó para que ésta lo confirme; si se exime del cumplimiento con una Autorización Previa de Importación emitida por la Secretaría de Salud o se quiere revisar el fundamento legal y las excluyentes declaradas en una “carta de excepción”, sólo hay que abrir el e-document correspondiente.

Otro elemento que confirma estos cambios es que en los primeros meses de operación voluntaria, la Ventanilla Única logró generar más de 80 millones de documentos digitalizados y que en paralelo, desde hace meses, la autoridad trabajó en la digitalización de más de 150 millones de hojas correspondientes al archivo histórico de Pedimentos, con lo que al día de hoy, esto significa que la base de datos no sólo contempla operaciones efectuadas a partir de este año, sino también las imágenes de los documentos de años anteriores y con ello la posibilidad de facilitar una glosa histórica.

En general, las facultades de comprobación han comenzado a cambiar para ser más específicas y atacar infracciones que antes era más complicado combatir. La velocidad con la que se verifiquen expedientes también se encuentra mejorando y se convertirá en un factor crucial para que la autoridad comience a seleccionar o decidir que es lo que quiere o debe revisar de un sector en especial o de un contribuyente que ya tenga detectado.

En breve, la super-base de datos sobre valor de las mercancías llamada COVE, comenzará a rendir resultados para efectos de subvaluación, basta darse una idea al decir que al mes de junio de 2012 ya se tenían registrados más de 2 millones de ellos y lo que una computadora podrá hacer con toda esa información será muy interesante.

Y por su fuera poco conforme la VUCEM continúe su desarrollo, las notificaciones de los Escritos de Hechos y Omisiones podrán hacerse mediante el portal electrónico, resumiendo a segundos lo que antes tardaba días o semanas, por lo que si alguna vez alguien apuesta a que se haga la notificación de su Escrito de Hechos fuera del plazo, ahora los medios electrónicos le garantizarán que en menos de un minuto le llegará a su cuenta, sin importar la aduana en la que se levantó o su domicilio fiscal.

Mientras la autoridad cambia, los contribuyentes también deben hacerlo.

Es correcto que el proceso de despacho aduanero no presenta cambios drásticos y que la misma información que se declaraba antes, hoy se sigue presentando, por lo tanto, quien opere su comercio exterior apegado a todo ordenamiento legal y fiscal no va a tener ningún problema.

Sin embargo, cosas que pueden resultar básicas a veces llegan a pasarse por alto y es preciso que todo contribuyente ponga especial cuidado, por ejemplo:
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Contar con un expediente físico en orden y completo. Ahora que el uso de los sellos digitales puede obligar a que los documentos originales los mantenga el Agente Aduanal o el importador, es importante verificar de quien es el sello digital que se esta usando y por lo tanto determinar, quien debe resguardar los documentos originales.
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Vigencia del sello digital. La vigencia de los sellos, es otra cosa a tomar en cuenta, si bien la mayoría apenas lleva unos meses de vida no hay que olvidarse que tienen una caducidad.
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 Vigencia de la Firma Electrónica Avanzada. Este instrumento digital ya lo tienen dominado en el área de Contabilidad de todas las empresas, por lo que hoy, el departamento de comercio exterior debe afianzar la relación laboral con esa área para mantener vigentes sus archivos de la FIEL, sus sellos digitales para COVE o  sellos de Ventanilla Única. No esta de sobra tener presente que una FIEL no vigente es causal de suspensión del Padrón de Importadores.
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Comprobantes de Valor. Hoy más que en el pasado, debe ponerse atención a los valores declarados en el COVE para evitar errores que envíen señales equivocadas a la autoridad. 

Si se trata de una empresa que pertenece a alguno de los sectores sensibles, es recomendable que verifiquen con mayor frecuencia los COVE que hace su Agente Aduanal, si es él quien los elabora.
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Documentos complementarios del expediente. Los documentos que integran un expediente pueden ser de diversa índole y en cantidad variada, pero resulta recomendable poner especial atención en aquellas cartas que se refieren a la excepción del cumplimiento con Regulaciones o Restricciones No Arancelarias evitando hacer alguna anotación o corrección a las mismas que pudiera interpretarse erróneamente desde una hoja que ha sido digitalizada. Por otra parte, estos documentos están formando una cantidad impresionante de archivos en el portal de la Ventanilla, por lo que también es conveniente poner especial atención en no enlazar un e-document a un Pedimento al que no corresponda, pues el simple hecho de declararlos de manera intercambiada con otro Pedimento, ya generaría un problema.

En Consorcio Jurídico Aduanero contamos con la experiencia necesaria para aclarar dudas sobre este tipo de temas y les recordamos que la mejor manera de evitar problemas en las operaciones de comercio exterior es previamente asegurarse que cualquier acción, debe analizarse si efectivamente es la correcta y se cuenta con el fundamento adecuado que la respalde.